Aktivität

Aktivitäten

Im schulischen Kontext gehören zu den Aktivitäten: innerschulische Aktionen neben dem Unterricht, Unterrichtsgänge, Fortbildungsbesuche, Seminarveranstaltungen, Dienstreisen etc., aber auch Besprechungen, Feiern u. a. Weil sie von der Struktur her ähnlich sind, können auch auch Abwesenheiten dazugenommen werden: private Anlässe, Arztbesuche, Abwesenheiten infolge Krankheit

Anlegen einer Aktivität

Jeder Benutzer kann Aktivitäten, die seine Person betreffen, anlegen und bearbeiten.

Bestimmte Aktivitäten haben nach dem Speichern den Status der Beantragung. In diesem Fall müssen sie von der Leitung noch genehmigt werden.

Genehmigen einer Aktivität (Schulleitung)

Benutzer mit der "Schulleiter"-Rolle können Aktivitäten genehmigen. Sie können auch Aktivitäten anderer Person anlegen und ändern.

Status von Aktivitäten

Wird eine Aktivität beantragt, erhält sie den Status "Planung". Wurde sie genehmigt, hat sie den Status "Bereit". Aktivitäten, die nicht genemigt werden müssen, haben automatisch den Status "Bereit", sobald sie gespeichert sind. Es ist zu unterscheiden zwischen dem Status der Aktivität und dem Status der beteiligten Lehrperson(en): Es ist denkbar, dass beispielsweise eine Klassenfahrt grundsätzlich genehmigt wird, jedoch nicht alle begleitenden Lehrpersonen die Genemigung zur Teilnahme erhalten.

Die Personengenehmigungen enthalten das Datum und den Namen der genehmigenden Person der Schulleitung.

Terminkalender einer Schule

Die Liste der Aktivitäten bildet den Gesamt-Terminkalender

Auswahlen der hier eingetragenen Aktivitäten erscheinen auf diversen Kalendern, z. B. Webseite, interne Lehrerseite, Wiki etc. etc. Darüber hinaus werden die Termine auch im genormten iCalendar- Format bereitgestellt und können damit in andere Kalender, z. B. von Mobilgeräten, eingebunden werden.

Nur Mitglieder des Sekretariats und der (erweiterten) Schulleitung haben die Rechte zum Erstellen und Bearbeiten von Terminen.

Listenansicht

Die Seite bietet in der linken Menüspalte zunächst Untermengen des Gesamtkalenders:

• Alles • Unterrichtsgänge • Innerschulische Aktionen • Dienstl. Tätigkeit • Zeitpunkt/-raum • Seminar • Lehrproben • Fortbildung • Private Aktvität • Feiertage, Ferien

Unten wird der Papierkorb abgebildet, der gelöschte Termine enthält. Termine lassen sich nicht aus dem System vollständig löschen, sie verbleiben im Papierkorb. Möchte man einen Termin definitiv unkenntlich machen, so kann man ihn im Papierkorb anklicken und mit xxx überschreiben. Man kann ihn aus dem Papierkorb aber auch wieder reaktivieren (s. u.).

Auf einer Seite werden stets die 110 nächsten Termine bzw. Tage angezeigt, beginnend am ersten oder 15. eines Monats.

Falls an einem Tag bereits ein Termin eingetragen ist, kann man durch Klick auf den Termintitel (nicht auf das Datum) den Termin im Detail ansehen und auch bearbeiten.

Falls man auf ein Datum klickt, wird ein neuer Termin angelegt.

Die Detailbearbeitung bzw. Neueingabe eines Termins

A) Kategorie (Form)

Die Auswahl einer Kategorie beeinflusst die Form des Eingabefensters. Beispielsweise kann man bei "Unterrichtsgang" diverse zusätzliche Angaben zum Unterrichtsgang machen. Die Kategorie beeinflusst auch geringfügig das Aussehen eines Termins in den Listen. Zeiträume/Feiertage werden beispielsweise ockerfarben dargestellt.

B) Kapitel (Thema)

Man kann einem Termin ein Thema zuordnen. Im Moment gibt es 5 Themen (=Kapitel): Seminarkalender, Abschlussprüfung, Jahreszeugnis, Zwischenzeugnis, Probeunterricht. Dies dient dem schnelleren Auffinden von solchen Terminen in der Liste, weil das Kapitel automatisch dem Termintitel vorangestellt wird: z.B. APR: Mündliche Prüfung ... Außerdem werden damit spezielle Zusammenstellungen, beispielsweise die Termine für das Zwischenzeugnis oder das Jahreszeugnis im Wiki automatisch erzeugt.

C) Bezeichnung

ist der Titel des Termins. Er sollte keinen Personennamen und nach Möglichkeit auch keine Ortsangabe enthalten. Dazu unten mehr.

D) Vertraulichkeit

Die Auswahl der Vertraulichkeitsstufe beeinflusst, auf welchen Kalendern ein Termin erscheint:

• Die aktuelle Terminliste auf der Homepage zeigt die nächsten 6 Termine der Vertraulichkeitsstufe "öffentlich" (Stufe 0). Ebenso zeigt der Kalender auf der Seite "Terminkalender" die als "öffentlich" deklarierten Termine und keine andern. Diese Kalender zeigen aus Datenschutzgründen keine Namen der beteiligten Personen, wohl aber Orte und evtl. Klassen.
• Die Stufe "Registrierte Pers." (Stufe 1) enthält Personen, die im System eingegeben sind, also alle Lehrkräfte plus Verwaltung, Hausmeister, Elternbeirat. Für diese Gruppe existiert im Moment kein spezieller Kalender.
• Der interne Lehrerkalender auf unserer Webseite enthält Termine, die mit der Vertraulichkeit „Lehrkräfte“ (Stufe 2) ausgezeichnet sind (plus alle Termine mit niedrigeren Stufen). Er enthält auch die Namen der beteiligten Personen.
• Die Stufe „Bereichsleitung“ (Stufe 3) wird bisher nur im iCalendar-Format für Ausgabe auf Mobilgeräten bereitgestellt.

E) Beginn und Ende

Die Beginn- und Ende-Uhrzeit eines Termins kann mit Hilfe der 10 Klickfelder eingetragen werden, die auf die Stunden der Schule eingestellt sind. Der erste Klick gibt den Beginn an, der zweite das Ende.

F) Status

Jeder Termin befindet sich in einem bestimmten Zustand (=Status), von der Planung über den aktiven Zustand bis zum Zustand „abgeschlossen“. Nicht alle Zustände sind für alle Arten von Terminen sinnvoll. Soll ein Termin gelöscht werden, gibt man ihm den Zustand „Papierkorb“.

In den diversen Kalendern erscheint ein Termin erst, wenn er den Zustand „Bereit“ hat.

G) Person (Nachname od. Kürzel)

Personen, die an einem Termin beteiligt sind, lassen sich hinzufügen, indem man die Maus über die fünf Bindestriche hält, bis ein grünes Pluszeichen erscheint. Dann klickt man rechts neben das Pluszeichen und kann nun entweder den Nachnamen einer Person eingeben oder ihr Lehrerkürzel. Mehrere Personen lassen sich auf einmal eingeben durch die Eingabe mehrerer Kürzel, entweder durch Leerzeichen oder Komma getrennt. Falls an einem Termin mehr als drei Personen teilnehmen, werden in Kalendern nur deren Kürzel angegeben. Klickt man auf das rote Kreuz rechts neben einem Teilnehmer, wird seine Teilnahme storniert. Zu den einzelnen Teilnehmern lassen sich weitere Angaben speichern (siehe dazu unten).

H) Wiederholt sich jährlich

Falls hier ein Häkchen gesetzt wird, erscheint der Termin am selben Tag und Monat im nächsten Jahr wieder im Kalender.

I) Ort und andere Felder

Selbsterklärend, ohne Besonderheiten

J) Details

Hier kann beschreibender Text eingegeben werden. Dieser Text erscheint in den jeweiligen Kalendern, sobald man auf den Termintitel klickt. Besonders geeignet für die Tagesordnung von Veranstaltungen.

K) Ergebnisse von Besprechungen

Hier können beliebige Bemerkungen notiert werden. Sie erscheinen auch bei Terminen mit der Vertraulichkeit „Öffentlich“ (im Gegensatz zu den Details oben) nicht im Kalender. Die Eingabe erweist sich als sehr nützlich, wenn man später wissen will, wie z. B. eine Veranstaltung verlaufen ist, welche Beschlüsse gefasst wurden etc. Auch geeignet als Protokoll für den Jour Fixe.

L) Speichern

Ein Termin ist erst dann wirksam eingetragen, wenn auf „Speichern“ geklickt wurde. Ebenso sind Änderungen erst wirksam, wenn auf „Speichern“ geklickt wurde.

M) Duplizieren

Wenn man einen vorhandenen Termin ändert (Datum, Titel etc.) und dann auf „Duplizieren“ klickt (statt auf Speichern), wird ein zusätzlicher Termin mit diesen Daten erzeugt. Der ursprüngliche Termin bleibt unverändert erhalten.

N) Kopie

• AntragAktivitaet in der Schule(s) gegenwärtig ohne Funktion
• PapierAktivitaet in der Schule(s)

Klickt man auf diesen Link, wird ein PDF-Dokument erzeugt mit allen Angaben zu diesem Termin, das als Druckversion gedacht ist. Auch nützlich für den Aushang einer Tagesordnung oder den Ausdruck des Protokolls einer Sitzung.

Detailbearbeitung von Teilnehmern

Klickt man auf den Namen eines Terminteilnehmers, wird ein kleineres Zweitfenster geöffnet mit folgenden Eingabefeldern:

O) Rolle

Die Auswahl einer Rolle ist optional. Normalerweise ist „Leiter“ voreingestellt. Von Bedeutung ist die Rolle „Protokollführer“: Falls ein Teilnehmer Protokollführer ist, wird er automatisch in der Liste „Protokolle“ geführt. Damit behält man den Überblick, wer bei welcher Konferenz o.ä. Protokoll geführt hat.

P) Beginn Ende

Hier kann man evtl. abweichende Zeiten eingeben, falls ein Teilnehmer nicht bei der ganzen Veranstaltung beteiligt ist, oder auch darüber hinaus usw. Falls man den Zeitpunkt eines Termins nachträglich ändert, werden die Zeiten der Teilnehmer nicht automatisch nachgeführt!

Q) Status

Der Teilnahmestatus wirkt sich auf die Liste „Meine Aufgaben“ aus und umgekehrt.

R) Durchführungsschritte

Optionale Angaben für die Liste „Meine Aufgaben“

S) Interne Bemerkungen

Optional

T) Speichern

Alle hier vorgenommenen Änderungen müssen gespeichert werden, um wirksam zu werden.

U) Löschen

Damit lässt sich die Teilnahme einer Person vollständig löschen (im Gegensatz zur Stornierung)

→ Admin:Aktivität

→ Hauptseite